Fotos archivieren und organisieren

Bei mir haben sich in den letzten 5 Jahren fast 3 TB Fotodateien angesammelt, die sich auf unterschiedlichen externen Festplatten befunden haben. Im Hintergedanken war immer die Angst da, dass bei einem Defekt die Fotos weg sind. Die schönen Erinnerungen von den Reisen, den Feierlichkeiten oder den emotionalen Momenten aus dem Alltag. Und das alles ohne Backup auf externen Festplatten (!). Dabei muss der Defekt nicht nur technischer Natur sein – ein unachtsamer Moment und schon liegt die Festplatte mit den wertvollen Fotos in einer süßen Kaffeepfütze.

Eine weitere echte Gefahr stellen Schad-Programme dar!  Wie zum Beispiel die berühmt berüchtigte Ransomware, die Dateien verschlüsselt und für die Freigabe ein Lösegeld fordert. Wenn die Backup-Festplatten permanent mit dem Computer verbunden sind, werden so auch die Datensicherungen gekidnappt. Ein echter Alptraum, der nicht nur Unternehmen, sondern auch private User treffen kann!

Um das Problem (bzw. die Angst) aufzulösen, habe ich mir zahlreiche Artikel und Tutorials angesehen. Am Ende habe ich eine zwar nicht perfekte, aber akzeptable Lösung gefunden, um die Fotos sicher zu archivieren. Und dabei sind mir auch einige Fehler im Umgang mit Fotodateien aufgefallen – dazu später mehr.

Die wahrscheinlich älteste „Speichermethode“ ist das Archivieren von Informationen via Hammer und Meißel in Stein. Vor Jahrtausenden praktiziert und sehr effizient – denn die älteste bekannte, in Stein gehauene Keilschrift ist auch heute noch lesbar. Heutzutage gibt es natürlich andere Möglichkeiten 😉

Das naheliegendste Medium ist natürlich eine (externe) Festplatte. Aber Festplatten (HDD) sind nicht wirklich als Medium für Backups geeignet. Das liegt unter anderem an der Lebensdauer: für eine mechanische Festplatte wird etwa von 10 Jahren ausgegangen, bis sie das Zeitliche segnet. Dabei sind die größten Bedrohungen Feuchtigkeit, Stöße und Magnetismus. Auch die schnellere SSD-Festplatte hat eine Lebensdauer von ca. 10 Jahren (Problem: begrenzte Schreibzyklen).

Vorteile von Festplatten für Foto-Backups:

• Niedriger Preis bei HDD: Der Preis pro GByte ist bei einer Festplatte unschlagbar niedrig.
• Einfache Handhabung: Im Grunde kann man hier nichts falsch machen: USB-Stecker an den Rechner, Daten hinüberschieben – fertig

Nachteile von Festplatten für Foto-Backups:

• Lebensdauer begrenzt: Festplatten sind anfällig gegenüber äußeren Einflüssen sowie Stößen.
• Hoher Preis bei SSD

NAS-Systeme sind eine sehr gute Alternative für Foto-Backups. Mit den „Netzwerk-Festplatten“ lässt sich quasi eine private Cloud einrichten, die sich wunderbar für die Sicherung großer Datenmengen eignet. Außerdem sind diese Laufwerke so gebaut, dass sie 24/7 betrieben werden.

Das Besondere: NAS-Laufwerke bestehen immer mindestens aus zwei Festplatten. Empfehlenswert dabei ist ein RAID-1-Verbund mit Spiegelung der Festplatten (Disk Mirroring). Im Klartext heißt das: alle Daten werden auf zwei separaten physischen Festplatten geschrieben. Die Festplatten sind also Spiegelbilder voneinander. Das bedeutet aber auch, dass man beispielsweise bei 2 x 4 TB nicht 8 TB Speicherplatz zur Verfügung hat, sondern eben 4 TB.

Wenn eine der Festplatten ausfällt, können die Daten von der anderen Festplatte wiederhergestellt werden. In der Regel übernimmt diese Aufgaben das NAS-Betriebssystem.

Vorteile von NAS für Foto-Backups:

• Zentrale Dateiablage im Netzwerk und somit auch weltweit erreichbar (je nach Modell)
• Schutz vor Datenverlust durch Nutzung von RAID
• Unterschiedliche Zugriffsberechtigungen einstellbar
• Nach der Konfiguration sehr komfortabel

 Nachteile von NAS für Foto-Backups:

• Hoher Konfigurationsaufwand
• Teurer als einfache Festplatten

Zu den am meisten genutzten Speichermedien gehören die silberglänzenden Datenträger. Obwohl sie alle gleich aussehen, gibt es bei den CDs, DVDs und Blu-rays große Unterschiede in der Speicherkapazität und Lebensdauer. Hier sticht insbesondere die M-Disc aus der Reihe. Mit einer beworbene Speicherdauer von 1.000 Jahren hat sie eine deutlich längere Haltbarkeit als die anderen optischen Speichermedien. Allerdings ist auch der Preis um ein Vielfaches höher. 125 GB (5 x 25 GB) kosten etwa 20 Euro, während bei Blu-rays für die gleiche Speicherkapazität ca. 5 Euro anfallen. Selbst gebrannte Blu-rays erreichen (laut Herstellerangaben) eine Lebensdauer von bis zu 50 Jahren, bevor sie nicht mehr lesbar sind.

Vorteile von CDs und Blu-rays für Foto-Backups:

• Günstige Preise
• Einfache Handhabung: Brenner und Software und los geht´s

Nachteile von CDs und Blu-rays für Foto-Backups:

• Lebensdauer abhängig vom Medium und Brennmethode
• Anfällig gegenüber äußeren Einflüssen wie Kratzer
• Hardware-Laufwerke für optische Medien kein Standard mehr

Es wurde noch nie so viel fotografiert wie heutzutage. Das liegt einerseits an Digitalkameras und andererseits an Smartphones. Die vielen Schnappschüsse landet ungefiltert im Speicher und so entstehen riesige Mengen an Bilddateien. Den Überblick über die eigenen Bilder zu behalten ist ohne das richtige Vorgehen nicht möglich. Mit einigen Tipps lässt sich aber ein Bilderchaos vermeiden, so dass die festgehaltenen Erinnerungen nicht im digitalen Nirvana verschwinden.

Sowohl die Datensicherung als auch die Organisation sollte sich durch den gesamten fotografischen Workflow ziehen und schon beim Fotografieren beginnen.

Ob im Urlaub, nach einem Ausflug oder einem Fotoshooting – dank nahezu unbegrenztem Speicherplatz neigen selbst erfahrene Fotografen dazu, die gleichen Motive und Posen mehrfach abzulichten. In vielen Fällen wird sogar die Serienbildfunktion der Kamera eingesetzt. Man will ja sichergehen, dass schöne Aufnahmen dabei sind.

Auch hier gilt: weniger ist mehr. Lieber sich mehr Zeit nehmen und sich mit den Bildkomposition beschäftigen, anstatt drauflos zu fotografieren. Du kannst daraus sogar eine Foto-Challenge machen: setze Dir ein Limit an maximalen Aufnahmen für eine Situation. Als ob deine Speicherkarte nur weniger Speicherplatz hätte. Das erfordert natürlich viel Übung – bis dahin kümmern wir uns um die Vielzahl an (nahezu) identischer Fotos.

Das Aussortieren der vielen Bilder nimmt zwar viel Zeit in Anspruch, ist aber unbedingt notwendig. Wir wollen kein Bilder-Messie werden! Daher verwackelte, unscharfe oder über- bzw. unterbelichtete Fotos sofort löschen. Auch Bilder, die Dir nicht gefallen, gleich in den Papierkorb schieben.

Für eine Grundordnung ist eine sinnvolle Ordnerstruktur die Voraussetzung. Ich empfehle eine chronologische Gliederung:  übergeordnete Ordner für Jahre und eine Ebene tiefer dann eine Kombination in Form von einer umgekehrter Datumsangabe Jahr-Monat-Tag (z.B. „2022“ // „2022-04-01“). Bei besonderen Anlässen wird diese Ordnerbezeichnung noch entsprechend erweitert – zum Beispiel: „2022-04-01-Osterferien“. Dieses System hat den Vorteil, dass man Bilder auch unabhängig von der verwendeten Verwaltungssoftware wiederfinden kann.

Ich lege immer die Originaldateien (also RAW-Files) in dieser Ordnerstruktur ab. Die bearbeiteten Ausgabedateien (in der Regel die JPEGs) werden eine Ebene tiefer im Verzeichnis „Bearbeitet“ gespeichert.

Mit den Fotos verbinden wir schöne Erinnerungen. Auch noch in vielen Jahren wird man auf diese Erinnerungen zurückblicken, um sich an all die schönen Zeiten zu erinnern. Fotos sind also eine Möglichkeit, in die Vergangenheit zu schauen und etwas Besonderes wieder zu erleben. Ohne diese Fotos sind die Erinnerungen natürlich nicht weg, aber das Visuelle wäre nicht mehr da.

Dafür ist eine ausgefeilte Backup-Strategie zwingend notwendig. Natürlich gibt es so etwas wie ein perfektes Backup-System nicht gibt. Denn es ist quasi unmöglich, alle Eventualitäten vorherzusagen und abzusichern. Aber man kann durch eine durchdachte Organisation und regelmäßige Datensicherungen einen Komplettverlust sehr gut vermeiden.

Ich habe mich für eine Kombination entschieden: Blu-rays und Cloud-Lösung. Nach dem Aussortieren werden die RAW-Dateien auf Blu-rays gebrannt und in Boxen sicher verstaut. Das Prozedere wiederhole ich alle 3 Monate. Die Jpeg-Dateien dagegen sichere in der Cloud ab. Auch deswegen, weil ich so jederzeit Zugriff auf meine Fotos habe.