Fotos archivieren und organisieren

Archivieren von Fotos

Kein Bilderchaos mehr – Fotos richtig verwalten

Es wurde noch nie so viel fotografiert wie heutzutage. Das liegt einerseits an Digitalkameras und andererseits an Smartphones. Die vielen Schnappschüsse landet ungefiltert im Speicher und so entstehen riesige Mengen an Bilddateien. Den Überblick über die eigenen Bilder zu behalten ist ohne das richtige Vorgehen nicht möglich. Mit einigen Tipps lässt sich aber ein Bilderchaos vermeiden, so dass die festgehaltenen Erinnerungen nicht im digitalen Nirvana verschwinden.

Vor dem Foto-Backup: Bilder richtig aussortieren

Sowohl die Datensicherung als auch die Organisation sollte sich durch den gesamten fotografischen Workflow ziehen und schon beim Fotografieren beginnen.

Ob im Urlaub, nach einem Ausflug oder einem Fotoshooting – dank nahezu unbegrenztem Speicherplatz neigen selbst erfahrene Fotografen dazu, die gleichen Motive und Posen mehrfach abzulichten. In vielen Fällen wird sogar die Serienbildfunktion der Kamera eingesetzt. Man will ja sichergehen, dass schöne Aufnahmen dabei sind.

Auch hier gilt: weniger ist mehr. Lieber sich mehr Zeit nehmen und sich mit den Bildkomposition beschäftigen, anstatt drauflos zu fotografieren. Du kannst daraus sogar eine Foto-Challenge machen: setze Dir ein Limit an maximalen Aufnahmen für eine Situation. Als ob deine Speicherkarte nur weniger Speicherplatz hätte. Das erfordert natürlich viel Übung – bis dahin kümmern wir uns um die Vielzahl an (nahezu) identischer Fotos.

Das Aussortieren der vielen Bilder nimmt zwar viel Zeit in Anspruch, ist aber unbedingt notwendig. Wir wollen kein Bilder-Messie werden! Daher verwackelte, unscharfe oder über- bzw. unterbelichtete Fotos sofort löschen. Auch Bilder, die Dir nicht gefallen, gleich in den Papierkorb schieben.

Sinnvolle Ordnerstruktur für Deine Fotos

Für eine Grundordnung ist eine sinnvolle Ordnerstruktur die Voraussetzung. Ich empfehle eine chronologische Gliederung:  übergeordnete Ordner für Jahre und eine Ebene tiefer dann eine Kombination in Form von einer umgekehrter Datumsangabe Jahr-Monat-Tag (z.B. „2022“ // „2022-04-01“). Bei besonderen Anlässen wird diese Ordnerbezeichnung noch entsprechend erweitert – zum Beispiel: „2022-04-01-Osterferien“. Dieses System hat den Vorteil, dass man Bilder auch unabhängig von der verwendeten Verwaltungssoftware wiederfinden kann.

Ich lege immer die Originaldateien (also RAW-Files) in dieser Ordnerstruktur ab. Die bearbeiteten Ausgabedateien (in der Regel die JPEGs) werden eine Ebene tiefer im Verzeichnis „Bearbeitet“ gespeichert.

Das richtige Dateiformat für Foto-Backups: RAW

Für einige kann das verlockend klingeln: die großen RAW-Dateien nach der Bearbeitung und Sicherung als JPEG löschen! Komprimierte JPGs sind sogar in der höchsten Qualität um etwa 1/5 kleiner als die digitalen Negative. Ich kenne sogar professionelle Fotografen, die das genauso machen! Eines kann ich gleich sagen: dieses Vorgehen ist ein NO-GO!

Ich empfehle unbedingt auch die RAW-Dateien zu sichern. Natürlich wird dadurch die benötigte Speicherkapazität deutlich erhöht. Das macht die Datensicherung sowohl komplexer als auch teurer. Wenn Du wirklich viel im Kundenauftrag fotografierst, wie z. B. Hochzeiten oder besondere Events, kann es eine Möglichkeit sein, nur einen bestimmten Teil der RAW-Dateien zu sichern. Die zusätzlichen Kosten für die Datensicherung und die Wiederherstellung von RAW-Dateien kannst Du in die Verträge einbeziehen.

Es gibt aber auch weitere Möglichkeiten bei RAW-Dateien die Datenmenge deutlich zu reduzieren.

Die einfachste Methode ist eine Einstellung direkt in der Kamera. Die meisten bieten nämlich eine kamerainterne Komprimierung für die RAW-Dateien.

Hier ist ein Beispiel anhand der Nikon D850. In den Kameraeinstellungen befinden sich mehrere Komprimierungsmethoden für die RAW-Dateien: RAW-L nicht komprimiert, RAW-L + verlustfrei komprimieren, RAW-L + komprimieren sowie RAW-M und RAW-S + verlustfrei komprimiert. Bei einer D850 können diese unkomprimierten Datei bis zu 90MB groß sein. Da kommen schnell sehr große Datenmengen zusammen.  Die Empfehlung hier ist die Methode „RAW-L + verlustfrei komprimieren“. Laut Nikon gibt es hier weder Qualitätseinbußen noch andere Einschränkungen. Dafür sind die Dateien aber um 20 – 50% kleiner.

Das Jpeg-Format nutze ich für das „Backup“ im täglichen Leben – d.h. ich speichere die bearbeiteten Jpeg-Dateien in der Cloud und habe somit jederzeit Zugriff auf die Bilder.

Archivieren von Fotos: Foto-Backup

Das Sichern und Organisieren der Bilddateien gehört sicherlich nicht zu den Lieblingsaufgaben von kreativen Köpfen. Es ist aber eine zwar lästige, aber doch sehr wichtige Angelegenheit. Denn ein Datenverlust ist der Alptraum von Fotografen! Trotzdem beschäftigen sich viele erst dann damit, wenn sie das erste Mal wichtige Daten verloren haben – ob durch ein unbeabsichtigtes Löschen oder einen Festplatten-Crash. Mit diesen Tipps kannst Du dich gegen Chaos und Datenverlust schützen und Deine Bilder richtig archivieren.

Bei mir haben sich in den letzten 5 Jahren fast 3 TB Fotodateien angesammelt, die sich auf unterschiedlichen externen Festplatten befunden haben. Im Hintergedanken war immer die Angst da, dass bei einem Defekt die Fotos weg sind. Die schönen Erinnerungen von den Reisen, den Feierlichkeiten oder den emotionalen Momenten aus dem Alltag. Und das alles ohne Backup auf externen Festplatten (!). Dabei muss der Defekt nicht nur technischer Natur sein – ein unachtsamer Moment und schon liegt die Festplatte mit den wertvollen Fotos in einer süßen Kaffeepfütze.

Eine weitere echte Gefahr stellen Schad-Programme dar!  Wie zum Beispiel die berühmt berüchtigte Ransomware, die Dateien verschlüsselt und für die Freigabe ein Lösegeld fordert. Wenn die Backup-Festplatten permanent mit dem Computer verbunden sind, werden so auch die Datensicherungen gekidnappt. Ein echter Alptraum, der nicht nur Unternehmen, sondern auch private User treffen kann!

Um das Problem (bzw. die Angst) aufzulösen, habe ich mir zahlreiche Artikel und Tutorials angesehen. Am Ende habe ich eine zwar nicht perfekte, aber akzeptable Lösung gefunden, um die Fotos sicher zu archivieren. Und dabei sind mir auch einige Fehler im Umgang mit Fotodateien aufgefallen – dazu später mehr.

Foto-Backup: Redundanz ist Pflicht

Doppelt hält besser – eine wichtige Grundregel gilt auch beim Foto-Backup: Redundanz ist Pflicht! Redundanz bedeutet Ausfallsicherheit. Die Fotos müssen mindestens doppelt gesichert werden, also nicht nur an einem Ort.

Das ist tatsächlich eines der häufigsten Fehler, die bei der Sicherung von Fotos gemacht wird. Das „einfache“ Auslagern von Bildern auf externe Speichermedien ist keine Sicherung! Erst durch eine weitere Sicherung auf ein anderes Medium erhält man ein Backup. Wer auf alle Fälle sicher gehen will, kombiniert unterschiedliche Methoden – z.B. Cloud-Speicher und lokale Festplatten.

Das richtige Medium für Foto-Backups

Die wahrscheinlich älteste „Speichermethode“ ist das Archivieren von Informationen via Hammer und Meißel in Stein. Vor Jahrtausenden praktiziert und sehr effizient – denn die älteste bekannte, in Stein gehauene Keilschrift ist auch heute noch lesbar. Heutzutage gibt es natürlich andere Möglichkeiten.

Fotos archivieren – das (klassische) Fotoalbum

Das klassische Fotoalbum hat sich in unserer digital dominierten Welt zu einer wahren Rarität und einem Zeichen besonderer Wertschätzung entwickelt. Es verlangt von Dir, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Aus der Fülle Deiner Erinnerungen sorgfältig jene Momente auszuwählen, die es wert sind, verewigt zu werden. Diese Hingabe benötigt Zeit und Geduld, doch das Ergebnis – ein Album, gefüllt mit handverlesenen Fotos, liebevoll eingeklebt und individuell beschriftet – schafft eine einzigartige Verbindung zwischen Dir und Deinen Erinnerungen. Es ist die Haptik, das physische Blättern durch Seiten voller Geschichten, die das klassische Fotoalbum so besonders macht. Es bietet eine sinnliche Erfahrung, die digitale Medien nicht replizieren können.

Im Vergleich dazu steht das gedruckte Fotobuch, eine moderne und weniger zeitaufwendige Alternative. Dank der Vielfalt an Online-Anbietern kannst Du aus einer Bandbreite von Formaten und Qualitäten wählen, um Deine Fotobücher ganz nach Deinem Geschmack zu gestalten. Diese Option ermöglicht es Dir, Deine schönsten Augenblicke effizient zu einem professionell aussehenden Buch zusammenzustellen, das Du dann bequem zu Dir nach Hause liefern lassen kannst.

Archivieren von Fotos – Festplatte für Foto-Backup

Das naheliegendste Medium ist natürlich eine (externe) Festplatte. Aber Festplatten (HDD) sind nicht wirklich als Medium für Backups geeignet. Das liegt unter anderem an der Lebensdauer: für eine mechanische Festplatte wird etwa von 10 Jahren ausgegangen, bis sie das Zeitliche segnet. Dabei sind die größten Bedrohungen Feuchtigkeit, Stöße und Magnetismus. Auch die schnellere SSD-Festplatte hat eine Lebensdauer von ca. 10 Jahren (Problem: begrenzte Schreibzyklen).

Vorteile von Festplatten für Foto-Backups:

  • Niedriger Preis bei HDD: Der Preis pro GByte ist bei einer Festplatte unschlagbar niedrig.
  • Einfache Handhabung: Im Grunde kann man hier nichts falsch machen: USB-Stecker an den Rechner, Daten hinüberschieben – fertig

Nachteile von Festplatten für Foto-Backups:

  • Lebensdauer begrenzt: Festplatten sind anfällig gegenüber äußeren Einflüssen sowie Stößen.
  • Hoher Preis bei SSD

Foto-Backup – Fotos archivieren mit NAS

NAS-Systeme sind eine sehr gute Alternative für Foto-Backups. Mit den „Netzwerk-Festplatten“ lässt sich quasi eine private Cloud einrichten, die sich wunderbar für die Sicherung großer Datenmengen eignet. Außerdem sind diese Laufwerke so gebaut, dass sie 24/7 betrieben werden.

Das Besondere: NAS-Laufwerke bestehen immer mindestens aus zwei Festplatten. Empfehlenswert dabei ist ein RAID-1-Verbund mit Spiegelung der Festplatten (Disk Mirroring). Im Klartext heißt das: alle Daten werden auf zwei separaten physischen Festplatten geschrieben. Die Festplatten sind also Spiegelbilder voneinander. Das bedeutet aber auch, dass man beispielsweise bei 2 x 4 TB nicht 8 TB Speicherplatz zur Verfügung hat, sondern eben 4 TB.

Wenn eine der Festplatten ausfällt, können die Daten von der anderen Festplatte wiederhergestellt werden. In der Regel übernimmt diese Aufgaben das NAS-Betriebssystem.

Vorteile von NAS für Foto-Backups:

  • Zentrale Dateiablage im Netzwerk und somit auch weltweit erreichbar (je nach Modell)
  • Schutz vor Datenverlust durch Nutzung von RAID
  • Unterschiedliche Zugriffsberechtigungen einstellbar
  • Nach der Konfiguration sehr komfortabel

 Nachteile von NAS für Foto-Backups:

  • Hoher Konfigurationsaufwand
  • Teurer als einfache Festplatten

Fotos archivieren auf optische Speichermedien: CDs, DVDs und Blu-rays

Zu den am meisten genutzten Speichermedien gehören die silberglänzenden Datenträger. Obwohl sie alle gleich aussehen, gibt es bei den CDs, DVDs und Blu-rays große Unterschiede in der Speicherkapazität und Lebensdauer. Hier sticht insbesondere die M-Disc aus der Reihe. Mit einer beworbene Speicherdauer von 1.000 Jahren hat sie eine deutlich längere Haltbarkeit als die anderen optischen Speichermedien. Allerdings ist auch der Preis um ein Vielfaches höher. 125 GB (5 x 25 GB) kosten etwa 20 Euro, während bei Blu-rays für die gleiche Speicherkapazität ca. 5 Euro anfallen. Selbst gebrannte Blu-rays erreichen (laut Herstellerangaben) eine Lebensdauer von bis zu 50 Jahren, bevor sie nicht mehr lesbar sind.

Vorteile von CDs und Blu-rays für Foto-Backups:

  • Günstige Preise
  • Einfache Handhabung: Brenner und Software und los geht´s

Nachteile von CDs und Blu-rays für Foto-Backups:

  • Lebensdauer abhängig vom Medium und Brennmethode
  • Anfällig gegenüber äußeren Einflüssen wie Kratzer
  • Hardware-Laufwerke für optische Medien kein Standard mehr

Cloud-Speicher für Foto-Backups

Definitiv eines der sichersten Möglichketen, um Fotos zu sichern – zumindest aus technischer Sicht. Aber um eine größere Fotosammlung mit mehreren Terabyte komplett in der Cloud zu sichern, ist eine sehr schnellen Internet-Verbindung sehr wichtig. Bei Cloud-Lösungen handelt es sich also um Speicherplatz in einem externen Rechenzentrum. Somit sind die Dateien immer erreichbar. Zudem muss man sich keine Gedanken über due Redundanz machen, weil die Cloud-Dienste standardmäßig im Hintergrund Backups erstellen. Diese Bequemlichkeit hat natürlich auch ihren Preis. Denn für Cloud-Speicher fallen laufende Kosten an.

Ein weiterer Nachteil: für den Zugriff auf den Cloud-Speicher ist zwingend eine Interverbindung notwendig – je schneller, desto besser. Das bedeutet aber auch: ist man offline, ist ein Zugriff auf die Fotos nicht möglich.

Vorteile von Cloud für Foto-Backups:

  • Online-Zugriff auf Daten von überall aus möglich
  • Schutz vor Datenverlust durch den Cloud-Anbieter
  • Unterschiedliche Zugriffsberechtigungen einstellbar
  • Sehr einfache Konfiguration und Usability

Nachteile von Cloud für Foto-Backups:

  • Daten liegen auf einem fremden Server
  • Nur Online-Zugriff
  • Teuerste Backup-Möglichkeit

Fotos archivieren und organisieren – Foto-Backup

Mit den Fotos verbinden wir schöne Erinnerungen. Auch noch in vielen Jahren wird man auf diese Erinnerungen zurückblicken, um sich an all die schönen Zeiten zu erinnern. Fotos sind also eine Möglichkeit, in die Vergangenheit zu schauen und etwas Besonderes wieder zu erleben. Ohne diese Fotos sind die Erinnerungen natürlich nicht weg, aber das Visuelle wäre nicht mehr da.

Dafür ist eine ausgefeilte Backup-Strategie zwingend notwendig. Natürlich gibt es so etwas wie ein perfektes Backup-System nicht gibt. Denn es ist quasi unmöglich, alle Eventualitäten vorherzusagen und abzusichern. Aber man kann durch eine durchdachte Organisation und regelmäßige Datensicherungen einen Komplettverlust sehr gut vermeiden.

Archivieren von Fotos – meine Lösung für Foto-Backups

Ich habe mich für eine Kombination entschieden: Blu-rays und Cloud-Lösung. Nach dem Aussortieren werden die RAW-Dateien auf Blu-rays gebrannt und in Boxen sicher verstaut. Das Prozedere wiederhole ich alle 3 Monate. Die Jpeg-Dateien dagegen sichere in der Cloud ab. Auch deswegen, weil ich so jederzeit Zugriff auf meine Fotos habe.

Das Thema Back-up ist immer wieder ein heiß diskutiertes Thema. Schon allein die Frage, ob man ein Backup erstellen soll oder nicht, ist in vielen Fotogruppen in den sozialen Medien ein Streitpunkt. Und auch wenn du dich dafür entschieden hast, Backups zu erstellen, wirst du wahrscheinlich drei Millionen Antworten bekommen, die genau beschreiben, wie du alles sichern solltest, um sicherzustellen, dass du nichts verlierst. Und sie werden alle unterschiedlich sein. Letztendlich hat jeder seinen eigenen Workflow, der für ihn am besten funktioniert.

Aber was ist die beste Lösung für dich? Für diejenigen, die mit dem Gedanken spielen, ihre Fotos und Videos zu sichern, oder für diejenigen, die das bereits tun, aber mehr über andere Backup-Technologien erfahren wollen, ist dieser Artikel ein guter Einstieg. Es ist wichtig zu verstehen, dass es nicht die eine Backup-Lösung gibt, die für alle passt. Manchmal braucht man sogar zwei separate und unabhängige Backup-Lösungen, je nach den spezifischen Bedürfnissen.

Wie zuverlässig ist deine aktuelle Backup-Lösung? Hast du überhaupt schon eine Backup-Lösung?

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